JOWLテレワーク研究会#01 まとめ(追記あり)


寺嶋です。


ジョイワークスでは本年の「Joyworks新年会2020」にて、「Joy Of Work研究会(JOWL)」を立ち上げました。


その活動の一環として、昨今のCovid-19(新型コロナウイルス感染症)拡大防止策として各企業が進めているテレワークを実行しながらも「Joy Of Work」を実現するためには、テレワークをどのように行っていくべきかを考える必要があると思い、賛同者の皆さんとともに「JOWLテレワーク研究会」をはじめました。

第1回目を2020年3月10日に行いましたので、以下にそのまとめを掲載します。


テーマ

テレワークしながらチームで成果を出すために、コミュニケーションをどう活性化させるか

〜 まずは各自の情報を持ち寄ろう


検討したい事柄

・テレワークでチームとこういう関わりをしているよという実践情報(特にソフトスキル)

・ソフトスキルを更に効果的にするツールとその使用方法

・その他のTIPS


テレワークの種類は大きくわけて2つ

・オンラインミーテイング

・オンラインミーテイング以外の仕事(オフィスの外で単独で行う仕事)

それぞれ分けて捉え、それらをつなげて考える

いくつかの実証報告例

<E-mailだけではないコミュニケーションを試そう>

E-mailは時に冷たい文章になる傾向がある。またレスポンスが悪い(書くのが面倒くさい)ので、テレワークの際はSlackやTeamsなどの方がコミュニケーションが取りやすい

その際にはプロジェクトごとや、チームごとにチャンネルを作成

社外の人もチームとしてどんどん巻き込んでいける

「いいね!」ボタンだけでもコミュニケーションが成り立つ部分があるのでレスポンスが早くなる

雑談もたくさんできる(というかしたほうが良い)

反面、割り込み仕事を作ってしまう可能性もあるので、相手のことを考える事が重要

急ぎではない件はE-mailを使用し、なかなか返信がかったらSlackなどでリマインドする


<朝会、昼会、夕会を行う>

自分の仕事が明確になっている場合、テレワークだとすぐそれに取り掛かったりするがあえて、同僚やチームで朝会を5分〜10分程度行い、やることを宣言し、昼会、夕会で進捗を確認し合う

これは評価として行うというよりも自分たちのマインドへの後押しとなる使い方なので、上司が入らないほうがいいかも

その際にはオンライン会議システムを使って顔を見せあって話すのが良い

コーヒーブレイクタイムに集まるのもいい


別々の場所にいてもチーム感をいつも感じ合える工夫が大切。個の成果を高めることだけでなくチーム感も重要視したい

テレワークでのコミュニケーション成功の前提として考えられるもの

・仕事関係ではなく、人間関係を構築していること

・権限と責任を明確に相談者やパートナーを決めとくこと

・大人数のやり取りではなく、1対1のやりとりをアメーバー的なマトリックスを明確にする


しかし現状、関係構築ができていなくてもテレワークに突入してしまっている場合もあるので、今後はオンラインで関係構築をしていく方法を考える必要がある


オンラインミーテイングで気をつけたいこと

・カメラを使用してお互い顔が見えるようにする

・静かな環境で繋げない場合はヘッドフォンとマイクを使う(会議室に大勢vs一人ヘッドフォンとマイクだと、それだけで会議のバランスが崩れやすい→つまり会議室にいる大勢の人もそれぞれヘッドフォンをマイクを使う)

・うるさい場所(上記のような場合も含む)にいるときに、発言する時以外はマイクをミュートする ・発言を意識的にいつもより短めにして、発言の終わりに一息入れたり、「以上です」と言って、次に意見を言いたい人が言える状態を作る

・発言したいときには手を挙げてアピールする(話に割り込まない)

・資料はそれぞれが手元で開けるようにファイルを共有しておく(もしくはホストが画面共有する)

・並行してチャットなどで質問とか投げられるようにしておくといろんな人の言葉を拾いやすくなる

・ファシリテーターと会議の技術的な運営者(画面共有するとか、ブレークアウトルームを作るとか)は別の人が担ったほうが良い

・2画面で画面共有とギャラリービュー(参加者の顔)と両方見られるとやりやすい。

・議事録は画面共有し、見ながら作成すしてミーティングを進める(クラウド上のファイルに作成するのがおすすめ 例:Googleドキュメントなど)


いろんなTIPS&マインドセット

・こまめにチャットする(「つかれた~」などの雑談もあり)

・こまめに反応する(最終回答ではなくても一次回答、「いいね!」だけでも)

(反応しない人は仕事が滞っている傾向があるかもしれないので、声をかけてあげる)

・自分から「困っている」って言おう

・声をかけることは大切。でも催促や叱責にならない声のかけ方をする意識が大切

・目先の業務にすぐ取り掛かるのではなくチームと目的や共通のゴールをかならず確認しよう

・一方的にお願いする、言われたことをやるではなく、皆で考えてやることを決める、そして分担するというのが大事

・どういうやり方で仕事をすすめていくかを皆で決める。前提条件がそれぞれ違うので、その違いを共有するところから始める

・やりながらやり方を工夫・調整していく(アジャイルで)

・自分たちがやりやすくするために協力するというマインドでいる

・オフラインで関係性を構築してから、オンラインに移行するということが難しいので、オンラインで関係構築していくという意識が必要

・オンラインミーテイングはコミュニケーションが難しいと思いがちだが、実はオンラインの方が、お互いの顔を見ているという事実もある

・通常の会議では見ることができない自分の顔も見えるのは新しい気づき

・テレワークだと早朝から仕事を始めて、昼までには一日分の仕事を終えてしまうことも可能だった


さらなる気づきや議論(研究会での振り返りより)

・物理的な距離があって集まりづらい場合に、思い切ってリモート(オンライン)で集まってみると、思ったよりも話が進みメリットも大きい

・通勤時間が無くなるのは大きなメリット

・案外準備の時間が変わらない。化粧をする、服を選ぶという時間はかかる

・職場が家庭に近くなることを実感。子育て、介護などを考えるとテレワークはこれからさらに重要な働き方になっていく


第1回目の宿題

・オンラインでの関係性構築を考える

・(そのために)こまめな反応・声掛けを実行してみる



「JOWLテレワーク研究会」第2回目は3/26(木)18:00〜19:00に行う予定です。

第2回目のテーマは

「オンラインだからこそ関係性を新しくつくれる 〜 やるべきことを一所懸命やるチームになろう」

です。


今回はジョイワークスのパートナー・コンサルタント高柳謙(ガオリュー)さんを招いて、オンラインとオフラインのコミュニケーションの違いをもう少し研究し、オンラインだからこそ新しく構築できる関係性について考えてみたいと思います。

ガオリューさんはプロジェクト・ファシリテーション、会議ファシリテーションを長年行ってきており、昨今ではオンラインでのファシリテーションも数多く手掛けて、Facebookなどで色んなテクニックや情報を発信されている方です。

当日はオンラインでのファシリテーション・グラフィックも披露してくださる予定ですので、これからのテレワーク推進のうえでとても参考になると思います。


ご興味のある方はこちらよりお問い合わせください。

Zoomオンラインミーティングスペースの招待を送らせていただきます。



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