JOWLテレワーク研究会#04 まとめ

最終更新: 5月28日


今回もたくさんのメンバーが参加してくれました!

寺嶋です。


だんだん広がってきている感があるJOWLテレワーク研究会ですが、第4回目を、5月8日に開催しました。

今回は、研究会メンバーであるGraatの常盤さんがオンラインミーティングを重ねているうちに気づいたことがきっかけでのテーマ決めとなりました。


今回のテーマは

「自社で、クライアント先でいくつもオンラインミーティングを重ねて見えてきたこと 〜 オンライン会議での意思決定の難しさが生まれる理由とは?」


いつものように、研究会のメンバーとテーマについて話し合うことで進行しました。


今回の検討事項は

・オンラインミーティングでの時間の使い方 ・オンラインミーティングにおいてのファシリテーターの役割 ・オンラインで意思決定をうまく行うために必要な要素


会は、常盤さんが気づいたことの発表から始まりました。

常盤さんが支援している、「とある開発チーム」でのふりかえりミーティング運営の話です。

以下、常盤さんの発表を要約して記載します。

終わらない話し合い

「とある開発チーム」のふりかえりミーティングは通常、オフラインで行っているときには、ふせんとホワイトボードを使用します。

まず、開発期間のなかで「気づいたこと」や、「問題となったこと」をみんなで、それぞれふせんに書き出し、それをホワイトボードに貼ります。

そして、それらを見ながらひとつひとつについて感想を言い合ったり、問題に対しては解決策を考えます。そして、ミーティングの最後には全体的な改善案を出して次のプロセスを開始するという進め方です。このチームは以前から関係性もよく、ディスカッションも活発なチームで、前回のふりかえりミーティングもサクサクと進み1時間もかからずに終わっていました。


常盤さんのスライドより/通常(オフライン)の進行

今回の新型コロナウイルスの騒動で、このふりかえりミーティングもオンライン開催を余儀なくされたのですが、会社の方針で、いままで使用していないオンラインツールを使用できないという障害が発生しました。そのため、オンラインふせんツールのようなものは使用できなかったため、結局GoogleDocsのスプレッドシートを使いました。


その結果何が起きたかというと、最初の「気づいたこと」、「問題になったこと」の書き出しが一向に終わらず、延々とその作業が続き、その部分に、大幅に時間がかかってしまい、いつもは1時間もかからないミーティングが1時間で終わらず、重要な次回への改善策の部分にじっくり時間をかけることができなないということが起きたました。


そのミーティングを進行していたファシリテーターになにが起きていたのかを聞いてみたら、いつものオフラインの会議ならば、ふせんを書いたらホワイトボードに誰かがそれを貼りに行くことで暗黙のタイムキープのようなものが働いていたのが、オンラインだと、誰かが書き終えても、まだ誰かが書き続けているので、書き終えた人も待っている間にまた書き出してしまい、みんな書き続けるので介入しての終了ができない雰囲気だったということです。(以上、常盤さんの発表より)


常盤さんのスライドより/今回(オンライン)で起きたこと

一旦、常盤さんの発表はここまで。

続いてはジョイワークスの伊東から自分がお客様先で感じたことの簡単な発表がありました。

高まる自主性・ファシリテーター不要論⁉

その企業でも、いままでは集合型で行っていたワークショップが、オンラインでの開催となりました。そこでGoogleのJamboardというふせんツールを使用してワークショップを開催しました。 集合型で行っていたときにはジョイワークス側がファシリテートし進行していたワークショップですが、Jamboardという新しいふせんツールを使う楽しさを覚えた参加者の皆さんは主体性が一気に高まり、ファシリテーションしなくても自発的にどんどん進み、検討事項も深めることができました。 ほとんどわたしたちは何も介入せずにこの結果が出たのは驚きでした。(伊東さんの発表より)


この2つの事例をみる限り、オンラインワークショップのファシリテーションのあり方にについて検討をする価値がありそうです。


ということで、ここからは研究会のメンバーでブレイクアウトセッションに移り、話し合ってみました。

BOS1回目のテーマ

二つの事例から、オンラインでのファシリテーターの役割や機能はオフラインと同じでいいのか?

変える場合、どう変えるべきか?


<BOS1のコメント>

ファシリテーターの機能と役割としては同じで良いが、しかし環境が違うのは確か


【環境変化により影響を受けたと思われること】

・一人ずつの発言になってしまい、時間が間延びする

・前に立つことで使えるポジションパワーを使えない

・オンラインだとトラブルが起こる(ネット環境、画像をオンにしてくれない)

・参加人数が10人を超えると、パワーバランス、組織の背景にあるものを気にすることが生まれる

・この人にふったらいいなということがわかりにくい。スキルなどが理解しておかないと。

オンラインだと身振り手振りがなくなる、見ないといけないものが増える。オンラインだと場の全体を見れない。

・周りの人の目線や言葉の抑揚の付け方が、わからない。

【変えること、工夫すること】

・オフラインでは慣れているのでできちゃっていたことができなくなるので、オンラインになるともっと準備が必要。

・オンライン化によって会場の雰囲気を拾えなくなってしまった結果、情報のやり取りの一方通行感なくするため、フィードバックなどをしてファシリテーターが情報を中継する必要がある。

・テーマ、状況確認、ゴール共有が必要

・ホワイトボードが使えないのでなにか使えるツールを用意する必要がある。チャットの併用も有効。

・オンラインだと様子見をするので間延びしてしまうのでタイムキープの仕方(考え方)を変える。

リーンコーヒー

後半は予想よりも時間がかかってしまうオンラインミーティングでの「話の切り方」ということで、ふたたび常盤さんからアジャイル開発チームで使われることがある「リーンコーヒー」を活用したファシリテーションテクニックの紹介をしていただきました。


「リーンコーヒー」は複数のトピックがあるミーティングで活用できる手法です。

やり方はこんな感じです。ひとつのトピックに対して、掛ける時間を予め決め、タイマーを用意して、設定時間に達したところでそのトピックに対して「①もっと話し合いたい」「②もう十分なので終わり」「③どっちでもよい」という意思表示のサインを全員が同時に出し、基本的には多数決で決定してくというものです。


オンラインに限らず、話すべきトピックがたくさんあるけれど時間が限られている場合には有効な手法ですが、少数意見を覆い隠してしまうのではないかという側面があります。

そこで、ブレイクアウトセッションの2回目でそのことを取り上げました

BOS2回目のテーマ

リーンコーヒー形式で行った時に、少数意見をどう扱ったらいいか?

 もしくは

・オンライン会議での意思決定の方法で、リーンコーヒー以外のやり方で、何か良い方法はあるか?


<BOS2回目のコメント>


【少数意見をどう扱うか】

・全員で意思決定をするのか、アジャイル(どんどん前に進める方式)で行くのか?それによって意思決定方法が変わっていくので、まずは組織としての意思決定方法を考えるべき。

・少数意見の人たちは判断のものさしが違うということがあるのではないか?という目により、それを詳細に拾い上げて多数意見の人たちに提示してみることで議論を価値あるものにしていく手法もある。

・パーキングロット(いますぐには話し合わない意見をためておく場所)を用意しておく

・パーキングロットのためにオンラインでの共有ボード(Jamboardなど)があると良いかも

・後日意見を書き込める場を用意する

【意思決定のためのアイデア】

・意思決定にはメンバーの役割が明確にする必要がある

・意思決定の会議は4から5名でする方が良いのでは?

・参加者の人数が多いと把握できない(もれがある?)投票形式も良いのでは?

・時間を区切って小さいところから合意形成をしていき、書記が全部書きだして、それを見ながら必要な議論に集中することが効果的

みなさんの感想

S.M.さん:

はじめての参加でしたが、とても楽しい時間が過ごせました。BOSの中で声の質で参加者の気分を聞き渡りするという話しをしたときに、他の方がトレーニングが必要だなと反応を示されたのには新鮮さがありました。

名無しさん:

今回もありがとうございました!オンラインだと個人ワークの時間帯は没頭してしまって、時間を把握しにくいというのは確かにあるかと思いました。特にスプレッドシートなど他のツールを使って、zoomの画面が非表示になって作業する場面などは、尚更ありそうだなと思います。その分、ファシリテーターの声かけは大事ですね。zoomの場合は、BOSにて複数部屋への声掛けなどは効率がさがるので、何かしら工夫が必要。

S.N.さん:

オンラインの場合は、その場で何とかなってしまうので、準備不足で会議に突入することが多かったように思います。無駄がありましたね。テレワークになって社内、社外でWeb会議をしていますが、事前の準備、終わってからの議事録の確認などをきちんと実施しないと仕事が進んでいかないので、そういった作業を丁寧に実施するようになりました。結果的に生産性が上がる可能性もあると思います。今後はオンラインで参加者が議論できるためのツール(ホワイトボードなど)を上手に利用していきたいですね。

K.Kさん:

自分はテレワークが開始された直後だったため、既にテレワークをされている方々の具体的な解決策がとても参考になりました。同時に、また、今回のテレワーク研究会にオンラインで参加して、オフラインではあまり意識したことのない、場の空気や作法を読みとろうとしている自分がいる、そんな気づきのあった有意義な時間でした。

T.T.さん: 皆さんと話していく中で、オンラインミーティングの中で感じていた「なんか拾えてない(拾われてない)感」が何だったのかを言語化することができました。ひとりの発表者やひとつのスライドに視線が向いているときに、オフラインなら視界の端や耳に入って無意識に拾っていた全体や一部の雰囲気(無自覚に発信していた雰囲気)が、オンラインの場では見逃しがちであるという前提でお互い発信したり拾ったりする関係や進行の工夫が必要だと実感できました。

A.N.さん:

自分で自覚している以上に物理空間での対話では「相手の反応や表情の変化」を頼りにしていたんだな、ということに気付けました。なるほどオンラインミーティングで感じていたもやもやはここか、と。 であれば次に考えることは、それを仮想空間でいかに実現させるかということかなと思います。多分、今まではなんとなく雰囲気でやっていたことをちょっとだけルール化してあげることでだいぶ解消されるような気がしています(というのも今回参加して気づけたことです) try,error&shareでどんどん進めていき、より良い環境づくりをしようと思います!

H.F.さん

今回初めて参加させていただき、皆さんの色々なご意見を伺えたのはとても参考になりました。オンラインでのミーティングではオフラインの時と違い、議題やゴールを明確に決めて進めるようになり、効率的に進むようになった反面、オフラインのミーティングでは発言していたことを遠慮してしまう、「まぁ、いっか」とひっこめてしまう事もあなと思いました。(マイクのミュート解除などがちょっと手間に感じてしまう)そういった少数派やちょっとした意見を拾い上げるスキルがオンラインミーティングのファシリテータには必要かなと思いました。

また余談ですが、お昼休憩にお昼の情報番組「バイキング」を見ていて、坂上忍さんの話の振り方はとても参考になると思いました。「そういった点では〇〇さん、XXXについてはこういう意見がありますがどう思いますか?」といった具合に、次に質問を投げる方を指名しているんです。指名された方は質問に対する心構えや意見の準備もできるので、これはオンライン、オフラインに限らずいい方法だなと思いました。

T.N.さん

オンラインの方がていねいな準備が必要、というのがみなさんで共通認識を取れたように感じました。

普段の会議も実はそれくらいていねいな準備が必要。

普段どれだけ「場の力」に助けられているのかよくわかりました。

学生時代にオンラインのミーティングをたくさんしていたので時代が追いついてきてくれたうれしさと逆に最近のツールがわからないので勉強しなければという切迫感と両方でした。


最後に常盤さんから、この研究会のあとで実験したことが追記されています。

常盤さん:

今回は事例を紹介する側になりましたが、紹介に向けての準備の中でも気づきが色々とあって良い機会でした。何となくこうだったな、こうするといいかな?と考えていたことを、みなさんへの紹介をするというフィルタを通すことで分析が進み、無意識で今までやっていたファシリテーションを認識する機会にもなりました。また、同じアクションひとつとっても心理的障壁の大小など、いろいろと人によって感じるところがあるのだというのも興味深かったです。

研究会の後に、研究会を通して思いついたことを試してみたので共有します。 オンラインのミーティングで、「言いたいことがない時はミュート、言いたいことがあるときはミュート解除して待つ」というのをやってみました。前提として、進行役の人が「○○さんどうですか?」と話題をふる形式のミーティングです。やってみると、ミュートを解除して話が切れるのを待っていると、進行役の人が「常盤さん、何かありますか?」と、期待通りに次に話題を振ってくれるということが起きました。 オフラインとは違う、オンラインならではの解決策というのがあるのかもしれないな?と、試行錯誤をもっとしてみたい気持ちになりました。

今回も博進堂の長澤さんがグラレコを送ってくれました。

グラレコや、ファシグラを共有しながら進めていくのもオンラインミーティングでは有効な手段かもしれませんね。



今回もいろんな方のいろんなご意見を聞くことができた機会になりました。

特に今回は初めての方が多かったので嬉しかったです。

次回のJOWLテレワーク研究会は5月27日(水)18:00から行います。

テーマは

「オンラインになって感じていること 〜 仕事に感情を持ち込むことってどうなの?」

です。

今回は研究会のメンバーである、シックスセカンズジャパンの勝又さんと一緒に進めていきたいと思います。

ぜひご参加ください!

ご参加希望の方は、こちらよりお問い合わせください。

カテゴリー
アーカイブ

株式会社ジョイワークス

〒100-0004 東京都千代田区大手町2-6-2 日本ビルヂング12階

TEL :  03-6869-7287